Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

1.1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten ist der Verein HolidayClub.fun, Rathausstrasse 4, 8640 Rapperswil-Jona (Art. 5 lit. j DSG). Für Datenschutzanfragen erreichen Sie uns unter [email protected].

1.2 Anwendbares Recht

Diese Datenschutzerklärung informiert gemäss Art. 19 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) und der Datenschutzverordnung (DSV, SR 235.11) über die Bearbeitung Ihrer Personendaten. Soweit wir Personen mit Wohnsitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) Leistungen anbieten, gilt ergänzend die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, Art. 3 Abs. 2 lit. a DSGVO). Die nachfolgenden Angaben erfüllen auch die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO.

1.3 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website holidayclub.fun, das Beitrittsformular, die Reservationsabwicklung, die Rechnungstellung und die gesamte Mitgliederverwaltung des Vereins.

2. Welche Personendaten wir bearbeiten

2.1 Beitritts- und Mitgliederdaten

Beim Beitrittsgesuch erheben wir: Name, E-Mail-Adresse, Strasse und Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land, Telefonnummer (freiwillig) und den Inhalt Ihrer Nachricht (freiwillig). Im Rahmen der Mitgliedschaft kommen hinzu: Mitgliedsnummer, Beitrittsdatum, Beitragsstatus, Rechnungs- und Zahlungsdaten, Korrespondenz sowie Kündigungs- und Ausschlussdaten.

2.2 Reservations- und Aufenthaltsdaten

Wunschtermine, bestätigte Reservationen, Aufenthaltsdauer, Zählerstände (Wasser, Strom), Kautionen, Schadensmeldungen und Angaben, die zur Erfüllung gesetzlicher Gästemeldepflichten am Ort des Vereinshauses erforderlich sind (z. B. Geburtsdatum, Nationalität, Ausweisnummer).

2.3 Technische Daten (Website)

Beim Besuch der Website werden automatisch erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL. Diese Daten werden in Server-Logfiles gespeichert.

2.4 Keine besonders schützenswerten Daten

Wir erheben keine besonders schützenswerten Personendaten im Sinne von Art. 5 lit. c DSG, es sei denn, Sie teilen uns solche freiwillig mit.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Bearbeitung

3.1 Zwecke

Wir bearbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken (Art. 6 Abs. 3 DSG):

• Prüfung des Beitrittsgesuchs und Aufnahme in den Verein;
• Führung der Mitgliederverwaltung, Rechnungstellung, Inkasso und Buchhaltung;
• Bearbeitung von Reservationsanfragen, Bestätigungen und Stornierungen;
• Abrechnung von Nebenkosten, Kautionen und Schäden;
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten, Gästemeldepflichten, Steuerrecht);
• Kommunikation mit Mitgliedern, insbesondere Einladungen zur Vereinsversammlung (Art. 64 ff. ZGB);
• Betrieb, Sicherheit und Verbesserung der Website;
• Durchsetzung von Ansprüchen und Abwehr von Rechtsansprüchen.

3.2 Rechtsgrundlagen

Nach schweizerischem DSG ist keine besondere Rechtsgrundlage erforderlich, solange die Bearbeitung rechtmässig, verhältnismässig und nach Treu und Glauben erfolgt (Art. 6 Abs. 1 und 2 DSG). Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir uns auf: Vertragserfüllung und vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), unsere berechtigten Interessen an Vereinsbetrieb, IT-Sicherheit und Rechtsdurchsetzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie Ihre Einwilligung, wo diese erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Weitergabe an Dritte

4.1 Auftragsbearbeiter

Wir setzen Dienstleister ein, die Personendaten in unserem Auftrag bearbeiten (Art. 9 DSG; Art. 28 DSGVO):

• Website-Hosting und Schutz;
• E-Mail- und Kommunikationsdienste;
• Zahlungsabwicklung;
• Buchhaltung, Treuhand und Revision;
• Verwaltung und Reinigung der Vereinshäuser vor Ort (lokale Hausverwaltung).

Diese Dienstleister sind vertraglich verpflichtet, die Daten nur gemäss unseren Weisungen und mit angemessener Datensicherheit zu bearbeiten.

4.2 Behörden und Dritte

Wir geben Daten an Behörden weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, insbesondere zur Erfüllung von Gästemeldepflichten am Ort des Vereinshauses, gegenüber Steuerbehörden sowie auf Anordnung von Gerichten oder Strafverfolgungsbehörden. Bei Zahlungsverzug können Daten an Inkassounternehmen weitergegeben werden. Es muss jeweils durch die Organisation ein schriftlicher Antrag gestellt werden.

4.3 Vereinsorgane

Innerhalb des Vereins haben nur diejenigen Organe und Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen (Vorstand, Mitgliederverwaltung, Revisionsstelle).

5. Bekanntgabe ins Ausland

Ihre Daten können in folgende Länder bekanntgegeben werden (Art. 16 DSG; Art. 44 ff. DSGVO):

• Polen und weitere EU-/EWR-Staaten, in denen sich Vereinshäuser befinden (lokale Hausverwaltung, Gästemeldung). Diese Staaten verfügen über einen angemessenen Datenschutz (Anhang 1 DSV; Art. 45 DSGVO).

Auf Anfrage stellen wir Ihnen eine Kopie der jeweils anwendbaren Garantien zur Verfügung.

6. Cookies und Website-Technologien

6.1 Technisch notwendige Cookies

Die Website verwendet technisch notwendige Cookies, insbesondere Sicherheits-Cookies von Cloudflare, die für den Betrieb und Schutz der Website erforderlich sind. Diese benötigen keine Einwilligung (Art. 45c lit. b FMG).

6.2 Eingebettete Inhalte

Die Website bindet Bilder und ggf. Karten von Drittanbietern ein. Beim Aufruf können diese Anbieter Ihre IP-Adresse erfassen. Es gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch (Art. 8 DSG; Art. 1–6 DSV; Art. 32 DSGVO), insbesondere TLS-Verschlüsselung der Website, Zugriffsbeschränkungen, Passwortschutz und regelmässige Backups. Datenschutzverletzungen mit hohem Risiko melden wir dem EDÖB und, soweit erforderlich, den betroffenen Personen (Art. 24 DSG).

8. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist (Art. 6 Abs. 4 DSG):

• Mitgliederdaten: für die Dauer der Mitgliedschaft und bis zu zwei Jahre danach zur Abwicklung offener Ansprüche;
• Rechnungs-, Zahlungs- und Buchhaltungsbelege: zehn Jahre gemäss Art. 958f OR;
• Reservations- und Aufenthaltsdaten: zwei Jahre nach dem Aufenthalt, Schadensfälle bis zur abschliessenden Erledigung;
• Gästemeldedaten: gemäss den Vorschriften am Ort des Vereinshauses;
• Server-Logfiles: höchstens zwölf Monate;
• Beitrittsgesuche, die abgelehnt wurden: sechs Monate.

Nach Ablauf werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte (Art. 25–32 DSG; Art. 15–22 DSGVO):

• Auskunft darüber, ob und welche Daten wir über Sie bearbeiten (Art. 25 DSG);
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 32 Abs. 1 DSG);
• Löschung oder Vernichtung Ihrer Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 32 Abs. 2 lit. c DSG);
• Datenherausgabe und -übertragung in einem gängigen elektronischen Format (Art. 28 DSG);
• Widerspruch gegen eine Bearbeitung und Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 30 Abs. 2 lit. b DSG);
• Einschränkung der Bearbeitung (Art. 18 DSGVO, soweit anwendbar).

Anfragen richten Sie per E-Mail an [email protected]. Wir können zur Identitätsprüfung einen Nachweis verlangen. Die Auskunft erfolgt in der Regel innert 30 Tagen und ist kostenlos (Art. 25 Abs. 7 DSG).

Beschwerderecht: Sie können sich an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch, wenden. Personen im EWR können sich zudem an die Aufsichtsbehörde ihres Wohnsitzstaates wenden (Art. 77 DSGVO).

10. Freiwilligkeit und Folgen der Nichtbereitstellung

Die mit * markierten Felder im Beitrittsformular sind für die Prüfung des Beitrittsgesuchs, die Rechnungstellung und die Kommunikation zwingend erforderlich. Ohne diese Angaben kann kein Beitrittsgesuch bearbeitet werden. Alle übrigen Angaben sind freiwillig.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf holidayclub.fun/datenschutz.html publizierte Fassung. Wesentliche Änderungen teilen wir Mitgliedern per E-Mail mit.

Gesetzesverzeichnis: ZGB = Schweizerisches Zivilgesetzbuch (SR 210); OR = Obligationenrecht (SR 220); DSG = Bundesgesetz über den Datenschutz (SR 235.1); DSV = Datenschutzverordnung (SR 235.11); UWG = Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (SR 241); PBV = Preisbekanntgabeverordnung (SR 942.211); ZPO = Zivilprozessordnung (SR 272); IPRG = Bundesgesetz über das Internationale Privatrecht (SR 291); FMG = Fernmeldegesetz (SR 784.10); LugÜ = Lugano-Übereinkommen (SR 0.275.12); DSGVO = Verordnung (EU) 2016/679.

Anhang: Swiss-U.S. Data Privacy Framework (DPF)

A.1 Grundlage

Der Bundesrat hat am 14. August 2024 die USA für Unternehmen, die nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind, als Staat mit angemessenem Datenschutz anerkannt (Anhang 1 DSV, gestützt auf Art. 16 Abs. 1 DSG). Seit dem 15. September 2024 können Personendaten an solche zertifizierten US-Unternehmen ohne zusätzliche Garantien bekanntgegeben werden.